PDCA
O que é PDCA?
O PDCA surgiu nos Estados Unidos na
década de 20, criado pelo estatístico americano Walter Andrew Shewhart. Inicialmente, conhecido como clico de Shewhart, era composto por apenas três passos repetidos
continuamente (especificação, produção e inspeção).
Anos depois, em 1951, William Edwards Deming notou a necessidade da inserção de
mais um passo, nascendo assim a “Roda de Deming”, a qual era composta por quatro
passos também repetidos de forma contínua: especificação, produção, colocar
no mercado e reprojetar. Após diversos anos de evolução, hoje o PDCA é um método mundialmente
reconhecido como uma ferramenta de melhoria contínua composta pelas seguintes
etapas: P (do inglês – Plan) = Planejamento D (do inglês – Do)
= Execução C (do inglês – Check) = Verificação A (do inglês – Act) = Atuar/Agir Como é possível observar na Figura 1, as etapas do PDCA são cíclicas,
ou seja, a última etapa se conecta com a primeira e assim continuamente até
que o resultado esperado com a adoção do ciclo seja atingido. Um resultado
esperado pode ser um objetivo atingido, um problema resolvido, uma meta
batida ou até uma melhoria contínua implantada em um processo. Neste último
caso, o ciclo não tem fim, ou seja, não precisa necessariamente acabar apenas
com um resultado final alcançado, pois pode-se
traçar outros objetivos.
Figura 1 – Ciclo PDCA Plan – Planejamento
O Planejamento é a etapa
na qual o que será feito é planejado, ou seja, nessa etapa o cenário ou problema
é analisado e, diante disso, deve ser construído um plano contendo os passos
que se pretende realizar. Nessa etapa, outras ferramentas podem ser acrescentadas
ao PDCA para melhorar o planejamento das ações. É possível, por exemplo,
utilizar o 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa para identificação e
análise quando o ciclo abordar a resolução de problemas. Cabe ressaltar que é
muito importante que o problema ou objetivo da condução do ciclo estejam
claros para que o planejamento seja de fato efetivo. Além disso,
o 5W2H é uma ferramenta interessante na hora de elaborar um plano
de ação que contemple as ações planejadas, pois cada um dos questionamentos
do 5W2H proporciona uma visão aprimorada e consistente do que precisa ser
feito. Do – Execução
A Execução é a etapa mais
importante, pois sem sua realização não é possível colocar em prática as etapas
seguintes. É a etapa de “pôr as mãos na massa” para executar o que foi planejado.
É importante ressaltar que, para iniciar a etapa de execução, é fundamental
que o planejamento esteja completo e que o que precisa ser feito esteja claro
para todos os envolvidos. Além disso, todos os recursos que serão necessários para a execução do
planejado, como por exemplo materiais e ferramentas, devem ser adquiridos
antes de iniciar a etapa de execução para que isso não seja um empecilho
durante a condução das ações. Check – Verificação
A Verificação é a etapa em
que é avaliado o que foi feito durante a execução (etapa anterior), procurando
identificar o que deu certo e o que deu errado. Geralmente, verifica-se se as
atividades planejadas foram feitas corretamente, se o resultado esperado foi
atingido e quais foram os pontos positivos e negativos na execução do plano. Nesta
etapa, é importante ter definido o que será medido (por exemplo, indicadores
– os quais recomenda-se definir durante a etapa de planejamento), assim é
possível identificar quais foram os resultados positivos e no que ainda é
preciso trabalhar para melhorar. Act – Atuar/Agir
O Atuar/Agir é a etapa que
mais requer atenção. Está relacionada a agir/atuar de acordo com o resultado
obtido e observado na etapa de verificação. Sendo assim, pode haver
duas situações: o alcance ou não do resultado esperado. Caso o resultado seja
alcançado, deve-se incorporar o método/processo ou melhoria na rotina ou até
mesmo em outros processos. Entretanto, caso o resultado não tenha atingido as
expectativas desejadas, deve-se identificar os pontos de falhas e reiniciar o
clico novamente. Variações do PDCA
Existem variações do PDCA,
cada uma delas possui um foco específico para trazer resultados ainda mais
significativos. O PDCL e o PDSA são exemplos dessas variações. O PDCL, possui
as mesmas etapas do PDCA, a sua diferença está na última etapa, onde o A
(atuar/agir) é substituído por L (do inglês L – Learn =
Aprender). O PDSA substitui o C (check) por S (do inglês
S – Study = Estudar). Em relação as variações do PDCA (como o PDCL e o PDSA), cada uma delas
possui sua particularidade e é mais indicada para determinado cenário. Dessa
forma, é recomendado utilizar o PDCL quando ao final do ciclo, a geração de aprendizado
é o mais importante, como por exemplo, no cenário de melhoria de processos, onde é fundamental o aprendizado de práticas para tornar
os processos ainda mais efetivos. Já o PDSA é altamente recomendado em
cenários em que é necessário estudar algo antes de atuar/agir, como por
exemplo, para identificar a causa raiz de um problema ou em um novo projeto. Quando utilizar?
O PDCA é uma ferramenta muito versátil que pode ser utilizada para os
mais diversos fins, inclusive em qualquer atividade do dia a dia. No contexto
empresarial, o PDCA é muito utilizado para:
Como fazer?
Para fazer um PDCA, deve-se seguir as quatro etapas descritas anteriormente
(planejamento, execução, verificação e atuar/agir) de forma sistêmica e rigorosa
para que se, ao final do ciclo, o resultado esperado não for atingido, o mesmo seja reiniciado. Não há restrições quanto a
quantidade de vezes que o ciclo pode ser executado, porém atenção durante a
condução do ciclo é fundamental para que algum resultado (por menor que seja)
possa ser alcançado. O maior desafio durante o uso da ferramenta é não permitir que a sua
utilização seja engolida pela rotina de trabalho, por exemplo, realizando a
etapa de planejamento com pressa por falta de tempo. O problema disso é que
se qualquer uma das etapas falhar, a ferramenta não funciona. Isso acontece porque
as etapas são totalmente dependentes umas das outras. Dessa forma, é necessário
realizar cada etapa do ciclo com dedicação e utilizar o tempo que for
necessário. Erros mais cometidos na aplicação do PDCA
Por mais simples que pareça, aplicar o PDCA não é uma tarefa trivial.
Diante disso, alguns erros são comumente cometidos durante a aplicação do
método. São eles: Análise superficial: é
comum durante a etapa de planejamento que a ansiedade por resolver
rapidamente o problema ou a vontade colocar em prática as ideias atrapalhe na
hora de analisar o problema e pensar nas ações que devem ser executadas. O
melhor a fazer nesse cenário é contar o com ferramentas de apoio (como
mencionado anteriormente – 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa e 5W2H) e realizar
o planejamento em grupo, envolvendo pessoas que têm contato direto com o
processo abordado, assim diferentes percepções serão levantadas e poderão ser
consideradas. Falta de qualificação: é
importante que seja checado se há a necessidade de alguma qualificação para a
execução do que foi planejado. Não adianta idealizar um plano de ação
incrível sendo que as pessoas que irão executar as ações não têm o
conhecimento necessário ou experiência para executá-las. Então, é importante
considerar os pré-requisitos e a necessidade de capacitação da equipe durante
a construção do planejamento. Verificação imprecisa: ao
avaliar e verificar os resultados do que foi executado é importante que os
critérios escolhidos sejam realísticos e muito claros. Muitas vezes, os
resultados (tanto positivos quanto negativos) ficam mascarados porque os
controles e formas de avaliação não são escolhidos adequadamente. Quando isso
acontece, a aplicação do PDCA falha, pois os resultados da etapa de
verificação são a entrada para etapa posterior, o agir/atuar. Exemplo de aplicação do PDCA
Como já mencionado, um exemplo comum de uso do PDCA é na melhoria de
processos, pois o PDCA permite uma boa organização e clareza para o
entendimento e aplicação de melhorias no processo. A seguir é apresentado um exemplo que ilustra um processo de vendas
estruturado de acordo com o PDCA (Figura 2). Neste exemplo é possível notar
que as atividades do processo ficam mais compreensíveis e consistentes
ajudando no entendimento por quem executa o processo e facilitando na
identificação das atividades que podem ser melhoradas. Vale destacar que além
da divisão das atividades em si, é possível dividir quem são os responsáveis
por cada uma delas (divisão horizontal em raias na figura).
Figura 2 – Processo de vendas estruturado de acordo com o PDCA – Clique na imagem para
ampliar Na etapa de planejamento foi
considerado tudo que antecede a possível ocorrência da venda: Recebimento da solicitação
de proposta, elaboração da proposta e aprovação da proposta pelo gestor de
vendas. Na execução, a proposta pronta
deve ser enviada pelo cliente e ser analisada por ele. Recebendo o retorno do
cliente, outros processos poderão ser acionados, como o processo de negociação
(em caso de recusa do cliente) e de fabricação e envio (em caso de aceite da
proposta). A etapa de verificação irá
tratar do recebimento do produto e da satisfação do cliente, o qual irá
fornecer informações para a etapa de atuar/agir, que possibilita
a continuidade da execução do processo atual ou ainda sua evolução,
corrigindo as falhas e aplicando ações de melhoria. Mais conteúdo sobre PDCA
Podcast é um arquivo digital de áudio
transmitido através da internet, normalmente com o propósito de transmitir
informações. O podcast do ciclo PDCA
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